Il Whistleblowing è uno strumento attraverso il quale i dipendenti di una organizzazione o terzi che vengono a contatto con un’organizzazione segnalano a specifici individui o organismi appositamente designati, una possibile violazione del Codice Etico, del Modello 231, una frode, un reato, un illecito o qualunque condotta irregolare commessa da altri soggetti appartenenti alla medesima organizzazione.

Per fare una segnalazione, anche in forma anonima, Aquafil ha adottato in conformità al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24.  una piattaforma informatica indipendente, sviluppata e gestita da terzi.

Tale piattaforma costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto più adatto:

• a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e delle altre persone coinvolte
• ad affrontare le problematiche segnalate con tempestività in ottemperanza alla procedura aziendale interna (“Whistleblowing”).

 

Chi può segnalare

Possono segnalare:

• I dipendenti del Gruppo Aquafil e i membri degli organi di amministrazione e controllo;
• Terze parti  ovvero persone che intrattengono, hanno intrattenuto o intendono intrattenere rapporti di lavoro o d’affari con Aquafil.

 

Contenuto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, devono essere circostanziate con informazioni precise; in tal modo risulta più facile verificarle e gestirle senza la necessità di coinvolgere il segnalante. Al contempo, le segnalazioni effettuate non devono essere rivolte a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale.

Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• violazione delle prescrizioni contenute nel Codice Etico e nel Codice di Comportamento;
• condotte illecite rilevanti ai fini della commissione dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali; a titolo di esempio nell’ambito degli appalti pubblici, servizi, sicurezza degli alimenti, salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, ecc.;
• atti od omissione che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea come le frodi;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno come le frodi del bilancio dell’UE o attività corruttive;
• atti o comportamenti che vanifichino l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.

 

Gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni sono indirizzate ad un Organo Gestorio esterno all’organizzazione, formalmente incaricato e con personale specificamente formato per la gestione della segnalazione. Qualora la segnalazione abbia anche solo potenzialmente un risvolto ai fini D. Lgs.231/01, l’Organo Gestorio provvede ad informare tempestivamente, oltre al Comitato Interno, l’intero Organismo di Vigilanza.

Se la segnalazione, all’esito di una verifica preliminare, risulta circostanziata, l’Organo Gestorio ricevente avvia le opportune azioni di verifica, coinvolgendo il Comitato Interno di Aquafil e le altre funzioni aziendali competenti, per accertare la fondatezza o meno dei fatti riportati nella segnalazione.

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, Aquafil adotterà gli eventuali provvedimenti ritenuti opportuni e le azioni a tutela della società stessa.

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003) e conservate per il periodo di tempo strettamente necessario per la gestione della segnalazione, come da normativa non oltre i 5 anni. I dati personali, non rilevanti ai fini della gestione del caso, saranno cancellati senza ingiustificato ritardo.

La procedura del Whistleblowing cosi come descritto nella tutela dei segnalanti e nei canali di segnalazione si applica anche alle società controllate del Gruppo, nel rispetto delle leggi locali.

Le segnalazioni che attengono alle Società controllate estere sono trasmesse ai competenti organi della società per i relativi accertamenti. 

 

Tutele

Aquafil ha adottato misure volte a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, a vietare qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione nei confronti del segnalante.

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili non conformità, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o informati della segnalazione, ma in nessun caso verrà avviato un procedimento rivelando il segnalante senza il consenso di quest’ultimo.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non potrà essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare

 

Responsabilità del Segnalante

È responsabilità del segnalante effettuare segnalazioni in buona fede e in linea con lo spirito dichiarato all’interno della presente procedura: segnalazioni manifestamente false o del tutto infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati dalla segnalazione non verranno prese in considerazione. Nel caso in cui la segnalazione, presentata con dolo o colpa grave, si dovesse rivelare infondata, è prevista una sanzione a carico del segnalante, come da sistema disciplinare interno ad Aquafil e come previsto dalle leggi locali.

 

Modalità di Segnalazione

Per fare una segnalazione è necessario accedere alla piattaforma https://aquafil.integrityline.com/?lang=it .

Il Segnalante ha la possibilità di effettuare la propria Segnalazione sia in forma scritta, compilando i campi previsti, sia in forma verbale, tramite l’invio di un messaggio vocale. La segnalazione può anche essere effettuata in forma totalmente anonima.
Al termine della segnalazione, al Segnalante viene assegnato un codice univoco (ticket) e richiesto di impostare una password personale. Questi due elementi consentiranno al Segnalante di accedere al sito per monitorare lo stato della segnalazione e ricevere eventuali richieste di integrazione da parte dell’Organo Gestorio.
Il Segnalante ha la possibilità di impostare la lingua del sito scegliendo tra quelle utilizzate nei principali stabilimenti di produzione del Gruppo: cinese, croato, inglese, italiano e sloveno.